Tu equipo probablemente ya usa ChatGPT, Gemini o Copilot, aunque nadie lo haya decidido oficialmente. Es útil, pero pegar datos de clientes en una herramienta sin revisar sus condiciones puede incumplir el RGPD. Estas seis reglas reducen el riesgo sin prohibir nada.
1. Usa versiones de empresa
Las versiones gratuitas o personales de algunas herramientas pueden usar tus conversaciones para entrenar sus modelos, salvo que lo desactives. Las versiones de empresa suelen excluirlo por defecto e incluyen un contrato de encargado del tratamiento. Revisa la configuración y las condiciones de la herramienta que uses.
2. No pegues datos personales si no hace falta
Para redactar un email o resumir un contrato, la IA rara vez necesita el nombre, el DNI o el teléfono del cliente. Sustitúyelos por «Cliente A» o «[nombre]». Es la medida más sencilla y la más eficaz.
3. Nunca datos sensibles
Datos de salud, datos bancarios, contraseñas o información sobre menores no deben entrar en una herramienta de IA generativa de uso general.
4. Firma el contrato de encargado
Si la herramienta trata datos personales de tus clientes, el proveedor actúa como encargado del tratamiento. El artículo 28 del RGPD exige un contrato con él. Las versiones de empresa suelen ofrecerlo: descárgalo y guárdalo.
5. Revisa dónde van los datos
Muchos proveedores están en Estados Unidos. Las transferencias son legales si el proveedor está adherido al Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. o usa cláusulas contractuales tipo. Compruébalo en su política de privacidad.
6. Escribe una norma interna de una página
Qué herramientas están permitidas, qué datos no se pueden introducir y a quién preguntar en caso de duda. Una página que todo el equipo lee vale más que un manual que nadie abre. Además, te ayuda a cumplir la obligación de formación del Reglamento Europeo de IA.
Revisa siempre el resultado
La IA también se equivoca, y lo hace con total seguridad. Un email con un dato falso o un resumen que omite una cláusula importante es responsabilidad de tu empresa, no de la herramienta. Quien envía, revisa.
Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento jurídico.