Viele kleine Unternehmen stellen sich dieselbe Frage: Alle reden über künstliche Intelligenz, aber wo fange ich an? Die kurze Antwort: bei einem konkreten Problem in Ihrem Unternehmen, nicht bei einem Werkzeug.
1. Welche Aufgabe wiederholen Sie jede Woche?
Notieren Sie eine Woche lang die Aufgaben, die Sie oder Ihr Team mehr als einmal erledigen: Rechnungsdaten in die Buchhaltung übertragen, dieselben Kundenfragen beantworten, ähnliche Angebote erstellen oder Besprechungen zusammenfassen. Halten Sie fest, wie lange jede Aufgabe dauert.
Eine Aufgabe mit 3 Stunden pro Woche ergibt rund 150 Stunden im Jahr. Das ist Ihr erster Kandidat.
2. Liegen die Daten vor?
KI arbeitet mit Informationen. Kommen Rechnungen als PDF in ein Postfach oder stehen Kundenfragen in WhatsApp oder einem gemeinsamen Postfach, können Sie loslegen. Liegen die Informationen auf Papier oder nur im Kopf einer Person, ist der erste Schritt, sie zu ordnen. Das spart oft schon für sich Zeit.
3. Woran erkennen Sie, dass es funktioniert?
Legen Sie vor dem Start eine Kennzahl fest: Stunden pro Woche, Antwortzeit gegenüber Kunden oder Fehler pro Monat. Messen Sie sie heute. Verbessert sich der Wert nach 4 bis 6 Wochen nicht, ändern Sie den Ansatz oder hören Sie auf. So vermeiden Sie Projekte, deren Nutzen niemand belegen kann.
Ein Beispiel
Eine Steuerkanzlei mit 6 Mitarbeitenden verbringt rund 5 Stunden pro Woche damit, Mandantenrechnungen in die Buchhaltungssoftware einzugeben. Mit einem Werkzeug, das die Rechnungen liest und die Buchungen vorschlägt, prüft und bestätigt eine Person nur noch. Der Aufwand sinkt auf unter 1 Stunde pro Woche, ohne großes Projekt und ohne Softwarewechsel.
Was Sie am Anfang vermeiden sollten
- Ein Werkzeug kaufen, bevor klar ist, welches Problem es löst.
- Mit dem komplexesten Prozess im Unternehmen beginnen.
- Das Team außen vor lassen: Wer die Aufgabe erledigt, weiß, wo sie hakt.
- Kundendaten in kostenlose Werkzeuge kopieren, ohne deren Bedingungen zu prüfen.
Der nächste Schritt
Wählen Sie eine einzige Aufgabe, messen Sie den heutigen Zeitaufwand und testen Sie einige Wochen lang eine Lösung. Wenn Sie Hilfe bei der Auswahl möchten: In einem 30-minütigen Gespräch gehen wir Ihre Aufgaben durch und sagen Ihnen, welche das größte Potenzial hat.