Sie brauchen kein großes Projekt, um die Wirkung von Automatisierung zu spüren. Diese fünf Aufgaben gibt es in fast jedem kleinen Unternehmen, und sie lassen sich mit vorhandenen Werkzeugen in wenigen Wochen verbessern.
1. Lieferantenrechnungen
Rechnungen kommen als PDF per E-Mail, und jemand tippt die Daten von Hand ab. Ein Werkzeug zur Dokumentenerkennung liest Lieferant, Datum, Betrag und Mehrwertsteuer aus und überträgt sie in Ihre Buchhaltungssoftware oder eine Tabelle. Sie prüfen nur noch.
Übliche Ersparnis: 3 bis 5 Stunden pro Woche bei 100 bis 200 Rechnungen im Monat.
2. Eingehende E-Mails sortieren
Anfragen, Bestellungen, Reklamationen und Werbung landen im selben Postfach. Eine KI-Regel kann jede Nachricht kennzeichnen, eine Antwort vorschlagen und Dringendes markieren. Weniger Lesezeit, schnellere Antworten.
3. Angebote
Ähneln sich Ihre Angebote, erstellt eine mit Ihrer Preisliste verknüpfte Vorlage einen Entwurf aus den Kundendaten. Der Vertrieb passt ihn an und verschickt ihn. Von 45 auf 10 Minuten pro Angebot ist üblich.
4. Terminerinnerungen
Praxen, Werkstätten und Kanzleien verlieren Geld durch nicht wahrgenommene Termine. Eine automatische Erinnerung per WhatsApp oder SMS 24 Stunden vorher, mit der Möglichkeit zu bestätigen oder zu verschieben, senkt die Ausfälle, ohne dass jemand anrufen muss.
5. Wochenberichte
Umsatz, Stunden oder Störungen: Wenn jemand jeden Montag Zahlen aus mehreren Tabellen zusammenträgt, lässt sich das automatisieren. Ein Ablauf sammelt die Daten, erstellt die Zusammenfassung und verschickt sie um 8:00 Uhr per E-Mail.
Wie Sie den Anfang wählen
Nehmen Sie die Aufgabe, die am meisten Zeit kostet und immer denselben Schritten folgt. Messen Sie die Zeit vorher und nachher. Beginnen Sie mit einem Prozess, nicht mit fünf.
Ein Hinweis
Wer einen unordentlichen Prozess automatisiert, macht die Unordnung nur schneller. Ändert sich eine Aufgabe jedes Mal, muss sie zuerst geordnet werden. In unserer KI-Analyse prüfen wir Ihre Prozesse und sagen Ihnen, welche bereit für die Automatisierung sind.